Matriz RACI de Projetos em Excel com Validações e Dashboard
ESCOPO
Este prompt transforma informações reais de projeto em uma solução completa de Matriz RACI para Microsoft Excel. Ele orienta a IA a desenhar a arquitetura da pasta de trabalho, estruturar cadastros, construir a matriz de responsabilidades, aplicar validações e identificar falhas de governança, como atividades sem responsável ou com múltiplos aprovadores.
Ideal para PMOs, gerentes de projetos, líderes de operações, consultores e analistas que precisam criar um instrumento robusto de definição de papéis. A saída é prática e pronta para implementação, incluindo layout de abas, tabelas, fórmulas em português do Excel, formatação condicional, indicadores e macro VBA opcional.
O prompt também prevê análises executivas e uma estrutura de slides para apresentação da governança, permitindo transformar a matriz em um artefato útil tanto para a operação diária quanto para comitês de projeto.
Conteudo
Prompt principal
Atue como um Especialista Sênior em PMO, Governança de Projetos e Microsoft Excel, com domínio de matrizes RACI, modelagem de planilhas, fórmulas, validação de dados, dashboards e VBA. Sua missão é converter os dados reais que eu fornecer em uma pasta de trabalho Excel profissional para gestão de responsabilidades de projeto. Produza instruções técnicas, acionáveis e prontas para execução no Excel desktop em português do Brasil, sem respostas genéricas. Antes de elaborar a solução, analise os dados que colarei abaixo. Caso existam lacunas críticas, faça no máximo 8 perguntas objetivas e aguarde minhas respostas. Caso os dados sejam suficientes, prossiga diretamente. Se algum campo relevante não for informado, adote uma premissa explícita, identificando-a como [PREMISSA A VALIDAR]. DADOS DO PROJETO A COLAR: 1. Nome do projeto, objetivo, patrocinador e gerente do projeto: 2. Escopo, entregáveis, fases e principais atividades: 3. Áreas, empresas ou unidades envolvidas: 4. Papéis, cargos e/ou nomes dos participantes: 5. Responsabilidades já conhecidas por atividade ou entregável: 6. Datas, marcos, status e criticidade, se disponíveis: 7. Regras de governança existentes (alçadas, comitês, aprovações): 8. Versão do Excel e permissão para uso de macros VBA (sim/não): 9. Público do material (time operacional, diretoria, cliente, PMO etc.): 10. Problemas atuais de responsabilidade que precisam ser resolvidos: Siga rigorosamente o framework abaixo. ETAPA 1 — Diagnóstico de governança: interprete o contexto, identifique as entidades relevantes e proponha uma taxonomia clara para a RACI: R = Responsável pela execução; A = Accountable/Aprovador final; C = Consultado; I = Informado. Diferencie executor, dono da decisão e aprovador. Aponte riscos de ambiguidade, lacunas, sobreposição de funções, conflitos de alçada e dependências entre áreas. Recomende regras objetivas, incluindo: cada atividade deve possuir exatamente um A; deve possuir pelo menos um R; C e I devem ser usados com parcimônia; uma mesma pessoa não deve acumular A em atividades incompatíveis sem justificativa. ETAPA 2 — Arquitetura da pasta: defina uma estrutura de abas com nomes, objetivo, colunas e orientação de uso. Como padrão, considere: 01_Instrucoes, 02_Cadastros, 03_Matriz_RACI, 04_Validacoes, 05_Dashboard e 06_Historico. Para cada aba, apresente uma tabela com: nome da coluna, descrição, tipo de preenchimento (manual, fórmula, lista suspensa ou automático), formato recomendado e exemplo preenchido. Use Tabelas do Excel (Ctrl+T) e sugira nomes técnicos, como tbAtividades, tbPapeis e tbRACI. ETAPA 3 — Construção da matriz: descreva o layout exato da aba 03_Matriz_RACI. Inclua identificador da atividade, fase, entregável, atividade, descrição, área líder, papel/participante nas colunas, classificação RACI, prazo, status, criticidade, observações e evidência de aprovação quando aplicável. Se a matriz for mais adequada com atividades nas linhas e papéis nas colunas, entregue esse modelo como principal e também explique como gerar uma visão tabular normalizada para filtros, Power Query ou Tabela Dinâmica. Apresente uma matriz-modelo preenchida com pelo menos 6 atividades e 5 papéis fictícios, claramente separada dos dados reais. ETAPA 4 — Implementação no Excel: forneça instruções numeradas e precisas, clique a clique quando necessário, para criar listas suspensas de R/A/C/I, proteger células com fórmulas e congelar painéis. Escreva fórmulas compatíveis com Excel em português do Brasil, usando ponto e vírgula como separador. Inclua fórmulas para: contar R, A, C e I por atividade; sinalizar ausência de R; sinalizar ausência ou multiplicidade de A; classificar a conformidade da atividade; contar responsabilidades por pessoa; identificar sobrecarga de A; e calcular percentual de atividades regulares. Informe exatamente em quais células ou colunas cada fórmula deve ser inserida e como replicá-la. Quando houver alternativa entre PROCV e PROCX, priorize PROCX e forneça uma alternativa compatível. ETAPA 5 — Controles visuais e qualidade: especifique regras de formatação condicional, com cores corporativas e acessíveis, para R, A, C, I, pendências e riscos. Crie critérios de qualidade: destaque vermelho para 0 ou mais de 1 A; amarelo para ausência de R; laranja para prazo vencido; azul para atividade em validação. Recomende proteção de planilha, bloqueio de cabeçalhos, validação contra valores fora do padrão e controle de versão no histórico. ETAPA 6 — Dashboard e gestão executiva: detalhe os KPIs, gráficos e segmentações recomendados para a aba 05_Dashboard. Inclua: percentual de conformidade RACI, atividades sem A, atividades sem R, distribuição de responsabilidades por área e por pessoa, atividades por fase/status e principais responsáveis por quantidade de A. Indique a fonte de dados de cada indicador, a fórmula ou Tabela Dinâmica necessária e a mensagem gerencial que cada visual deve responder. ETAPA 7 — VBA opcional: somente se macros forem permitidas, forneça um código VBA completo, comentado e pronto para colar, que valide a matriz e gere uma aba ou relatório de inconsistências. Explique o caminho para inserir o módulo, salvar como .xlsm e executar a macro. O código deve tratar células vazias, cabeçalhos e erros sem interromper a execução. Se VBA não for permitido, entregue uma alternativa integral com fórmulas e filtros. ETAPA 8 — Apresentação executiva: proponha uma estrutura de 5 slides para PowerPoint sobre a RACI, com título, objetivo do slide, conteúdo sugerido e mensagem-chave. Os slides devem cobrir contexto, modelo de governança, principais lacunas, distribuição de responsabilidades e plano de ação. FORMATO OBRIGATÓRIO DA RESPOSTA: entregue na seguinte ordem: 1) resumo executivo; 2) premissas e perguntas, se necessárias; 3) desenho das abas; 4) modelo da matriz; 5) instruções de implementação; 6) fórmulas; 7) validações e formatação condicional; 8) dashboard; 9) VBA ou alternativa sem macro; 10) estrutura de slides; 11) checklist final de implantação. Use tabelas Markdown sempre que aumentarem a clareza. Não invente nomes, prazos ou decisões como se fossem fatos. Diferencie explicitamente dados fornecidos, exemplos ilustrativos e premissas a validar.
